Die 7 Fehler, die Sie beim Messebau vermeiden können

Ein Messeauftritt ist mit großem Aufwand verbunden.

Viele Dinge müssen reibungslos ineinander laufen. Jede unnötige Verzögerung kostet Zeit und am Ende auch Geld, wenn der Termin immer näher rückt. 
Daher haben wir eine Übersicht für Sie zusammen gestellt, um weniger Stress in der Messevorbereitung zu haben.

Los geht's:

1. Zu enges Timing ist teuer

Für die Messeplanung kann es eigentlich nie zu früh sein. So wie wir jedes Jahr wissen, das Weihnachten kommt, kennen wir in der Regel auch die Daten der wichtigsten Messen. Wenn die Türen der Messe sich öffnen, muss alles fertig sein. Da gibt es keinen Aufschub. Genug Vorlauf zu haben schont nicht nur Ihre Nerven, sondern auch Ihr Budget! Denn Last-Minute-Änderungen oder Über-Nacht-Zuschläge lassen sich bei guter Planung vermeiden.

Daher helfen regelmäßige Meetings mit allen Beteiligten, um frühzeitig Engpässe oder Optimierungen zu identifizieren. Hinzu kommen bessere Preise und mehr Verhandlungsmöglichkeiten bei vielen Hotels oder Räumen für Nebenveranstaltungen. Manchmal ist der Preis nicht unbedingt besser, aber die Lagen. 

Daher können Sie viel in jeder Hinsicht sparen, wenn Sie frühestmöglich mit der Planung starten!

 

2. Budgets ineffizient nutzen

Wenn Sie ein bestimmtes Budget haben, sollten Sie sich mit dem Messebauer Ihres Vertrauens zusammen setzen und die wichtigsten Zielsetzungen durchgehen. In der Regel gibt es immer ein paar Tricks, die die Wirkung Ihres Standes auch mit schlanken Budgets erhöhen können! Zum Beispiel sind große Displayflächen oft günstig in der Produktion und können mit den richtigen Motiven und Aussagen sehr großzügig und exklusiv wirken.

Erfahrene Messebauer wissen, wo Sie ggf. unnötige Kosten vermeiden können. Oft lässt sich auch viel Geld sparen, wenn man Frühbucher-Angebote wahrnimmt. Hier kann es sich sehr schnell auszahlen, sehr früh mit der Messeplanung zu starten! 

 
3. Der Messestand als taktisches Instrument 

Ob Sie nun eine oder mehrere Messen pro Jahr auf dem Programm haben, vermeiden Sie es nach Möglichkeit, alles ad hoc zu machen. Je strategischer Sie Messestände nutzen wollen, desto grundsätzlicher sollte man über Bauweisen, Zielsetzungen, Modularität uvm. nachdenken und entsprechend umsetzen. Wir erleben es oft, dass von einer Messe zur nächsten geplant wird und jeweils immer nur Einzelbudgets zur Verfügung stehen. Das führt dann dazu, dass alles nur Insellösungen sind, die auch noch "günstig" sein müssen. Wenn Sie alle Anforderungen und Rahmendaten aller Messen berücksichtigen und auf ein oder mehrere Jahre planen, kann es sich schnell rechnen, über einen modularen und langlebigeren Stand mit Einlagerung nachzudenken. Das hat natürlich Konsequenzen auf Materialien und Bauweisen. 

4. Zu wenig Besucher

Wenn der Messestand steht, dann sollen ihn natürlich auch möglichst viele Besucher erleben. Damit man nicht allein auf dem Messestand bleibt, muss im Vorwege die Werbetrommel gerührt werden. Bestandskunden als auch potenzielle Neukunden eingeladen und Anreize für einen Besuch geschaffen werden.

 

5. Nicht repräsentatives Messepersonal

Leider wird zu häufig die repräsentative Wirkung aller Elemente eines Messestandes unterschätzt. Dazu gehört auch das Messepersonal. Jeder Kontakt den Bestandskunden oder potenzielle Neukunden auf dem Stand haben, erzählt Bände über Ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es hier sehr sorgfältig in der Auswahl und Schulung zu sein. Das gilt auch für die eigenen Mitarbeiter, die es oft gar nicht gewohnt sind, mehrere Tage ständige Gespräche in kurzen Abständen zu führen. Ohne, dass dabei die freundliche und motivierte Art verloren geht. 

6. Aussagelose Werbematerial

Alle Informationsunterlagen sollten reichlich und gut erreichbar vorhanden sein. Da auf den meisten Messen der Streuverlust recht hoch sein kann, sollte man sich gut überlegen, was man produziert und welche Aussagen Ihr Unternehmen klar kommunizieren will. Manchmal haben wir den Eindruck, dass viele Unternehmen Kugelschreiber, Gummibärchen usw. machen, weil alles es so machen. Warum sich nicht mehr Gedanken machen, was weniger austauschbar ist und gezielter ist? Also statt Massen Give-aways die man überall bekommen kann, individuellere und attraktivere Goodies, die besser repräsentieren wofür Sie stehen. Wenn sie teurer sind, dann muss man sie auch nicht mit vollen Händen verteilen, sondern gezielter mit gleichem Budg et bei denen punkten, die relevant sind. 

 

7. Keine Nachbereitung

Wenn die Messe vorbei ist, wartet gleich das Tagesgeschäft. Dabei geht eine große Chance verloren: Die aktive Nachbereitung. Da geht es nicht nur um die Verarbeitung der Leads der Messe, sondern um wichtige Leasings: Was lief gut? Was lief nicht gut? Was muss geändert werden? Welcher Wettbewerber hatte gute Ideen? 

Das Fazit

Eine Messe ist ein komplexes, lebendiges Projekt. Oft wird sie nur mal nebenbei und mit zu wenig Vorlauf mitorganisert. Das kann unnötig teuer werden und zu enttäuschenden Erlebnissen und Ergebnissen führen. Jeder, der eine erfolgreiche Messe miterlebt hat, kann nur bestätigen: Es kann sehr viel Spaß machen und sich wirtschaftlich sehr gut rechnen! Daher wäre es schade, wenn durch unzureichende Vorbereitung die Chancen auf eine erfolgreiche Messe stark verringert würden.